Quản trị Hành Chính Nhân sự

Thứ Năm, 26 tháng 6, 2025

7 nhân tố quan trọng trong mô hình 7s là gì?

Các nhân tố trong mô hình 7s phân chia thành 2 nhóm: “cứng” và “mềm”. Nhóm “cứng” bao gồm Structure (Cơ cấu), Strategy (Chiến lược) và Systems (Hệ thống), là những yếu tố dễ quản lý và ảnh hưởng trực tiếp từ quản trị và mô hình quản lý tổ chức.

Trong khi đó, nhóm “mềm” bao gồm Shared Values (Giá trị chung), Style (Phong cách), Skills (Kỹ năng) và Staff (Nhân sự). Những yếu tố này thường khó xác định hơn và gắn kết chặt chẽ với văn hóa, tinh thần tổ chức.

1. Cơ cấu (Structure)

Cơ cấu (Structure) đề cập đến sơ đồ tổ chức và cách điều hành công việc. Bên cạnh đó, structure thể hiện cách các đơn vị và bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp được tổ chức và tương tác. Mô hình cấu trúc này xác định vai trò và mối quan hệ giữa các thành viên, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và hợp tác.

2. Chiến lược (Strategy)

Chiến lược chính là kế hoạch chi tiết giúp một tổ chức thay đổi, phát triển và thành công. Kế hoạch tốt phải phù hợp với 6 nhân tố còn lại trong mô hình 7s. Chiến lược xây dựng dựa trên tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi sẽ dẫn tới mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

3. Hệ thống (Systems)

Một yếu tố không thể thiểu trong mô hình 7s là hệ thống (Systems), liên quan đến các quy trình kinh doanh và vận hành hàng ngày của tổ chức. Hệ thống này bao gồm các quy trình cốt lõi như phát triển sản phẩm cùng các hoạt động hỗ trợ như nhân sự, kế toán … Các hệ thống này là công cụ cần thiết để thúc đẩy các nhiệm vụ hàng ngày hoàn thành trong doanh nghiệp.

4. Giá trị chung (Share Values)

Trong mô hình 7s của McKinsey, giá trị hay mục tiêu chung đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Có thể hiểu, Shared Value là tâm điểm văn hóa doanh nghiệp, đại diện cho thái độ, tiêu chuẩn và niềm tin của một công ty. Đây là yếu tố cơ bản tạo ra nền tảng cho các khía cạnh khác.

5. Phong cách (Style)

Yếu tố này trong 7s liên quan trực tiếp đến phong cách quản lý của nhà lãnh đạo. Phong cách bao gồm hành động, cách cư xử và tương tác. Chúng sẽ ảnh hưởng tới năng suất và sự hài lòng của nhân viên đối với tổ chức.

6. Nhân viên (Staff)

Tài sản chiến lược hàng đầu của doanh nghiệp là nhân viên. Bởi yếu tố này liên quan đến tuyển dụng, phát triển chính sách đãi ngộ, lương thưởng và động lực nhân viên.

7. Kỹ năng (Skill)

Skill là tập hợp những kỹ năng nhân lực của tổ chức. Năng lực cốt lõi đóng vai trò quan trọng trong lợi thế cạnh tranh bền vững của doanh nghiệp trên thị trường.

Vai trò của quy trình tuyển dụng nhân sự

Quy trình tuyển dụng có vai trò như thế nào? Quy trình tuyển dụng nhân sự nhằm mục tiêu thu hút ứng viên có năng lực và khuyến khích ứng viên nộp hồ sơ. Đây là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng danh sách ứng viên chất lượng, tiết kiệm thời gian tìm ứng viên thay thế vị trí hiện tại hay tương lai của doanh nghiệp. Khia xây dựng quy trình khoa học, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích.

Tiết kiệm thời gian

Xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả giúp nhà tuyển dụng tìm kiếm và lựa chọn các ứng viên thích hợp hơn. Hơn nữa, có thể thu hút ứng viên đủ tiêu chuẩn có tỷ lệ chuyển đổi cao nhất. Không chỉ tối ưu chi phí và thời gian, khi xây dựng quy trình tuyển dụng hợp lý cũng thể hiện tính chuyên nghiệp của thương hiệu tuyển dụng trong mắt ứng viên.

Gắn kết nhân viên

Một quy trình tuyển dụng đúng hướng có thể giúp doanh nghiệp lựa chọn những ứng viên phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và đảm bảo hiệu suất công việc. Ngoài ra, nhân viên gắn kết hơn, tạo động lực để làm việc nhiệt tình và tận tâm hơn với công việc.

Chủ động hơn trong công tác tuyển dụng

Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp chủ động và thống nhất về chiến lược cho cấp quản lý và phòng nhân sự. Trường hợp cần thiết doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược nhằm cải thiện chất lượng ứng viên và nâng cao uy tín cho thương hiệu.

Nâng cao hiệu suất công việc

Quy trình tuyển dụng đạt được hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp xác định được năng lực và trình độ của ứng viên. Nhà tuyển dụng thông thái sẽ biết tận dụng quá trình phỏng vấn để đưa ra những câu hỏi để hiểu rõ về điểm mạnh, yếu của ứng viên. Qua đó, nhà tuyển dụng xác định được hiệu suất công việc trong tương lai của ứng viên.

Tại sao cần có phương pháp đánh giá hiệu suất trong doanh nghiệp?

Đánh giá hiệu suất hay hiệu quả công việc là một quá trình được thực hiện hàng tháng/năm để đánh giá năng suất và chất lượng công việc. Thông qua quá trình thu thập, phân tích, đánh giá các thông tin liên quan đến tình hình công việc của một cá nhân, phong ban hoặc hệ thống.

Tại sao cần phương pháp đánh giá hiệu suất trong doanh nghiệp?

Một số doanh nghiệp đã gặp phải những vấn đề nghiêm trọng vì thiếu đi kinh nghiệm trong việc xây dựng và duy trì hệ thống đánh giá nhân lực. Vậy nên, áp dụng phương pháp đánh giá hiệu suất đóng vai trò quan trọng.

Khi doanh nghiệp, nhà quản trị đánh giá đúng năng lực của nhân viên thì việc phân bổ nhân sự sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nhờ vậy, khả năng của nhân viên có thể phát huy tối đa. Hơn nữa, nhân viên được đánh giá đúng cũng sẽ hài lòng vì bản thân được công nhận và có động lực để cống hiến.

Bên cạnh đó, đánh giá hiệu quả công việc và giao việc cho nhân viên có ảnh hưởng trực tiếp tới việc duy trì và phát triển nhân lực trong doanh nghiệp. Do đó, hệ thống này cần xây dựng một cách chặt chẽ và phù hợp với quy mô cũng như văn hóa của doanh nghiệp.

3 phương pháp đánh giá hiệu suất quan trọng trong doanh nghiệp

1. Phương pháp Thẻ điểm cân bằng (BSC)

Phương pháp đánh giá hiệu suất Thẻ điểm cân bằng (BSC) là xây dựng một hệ thống kế hoạch & quản trị về mặt chiến lược. Mục đích là định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn, chiến lược của tổ chức, theo dõi hiệu quả vận hành của doanh nghiệp so với mục tiêu ban đầu đã đề ra.

2. Phương pháp KPI (Chỉ số đánh giá hiệu suất)

KPI là chỉ số hiệu suất quan trọng khi đánh giá sự phát triển của cá nhân, phòng ban hay tổ chức. Doanh nghiệp sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để có thể đánh giá quá trình thực hiện và khả năng hoàn thành mục tiêu chiến lược đã đưa ra.

3. Phương pháp OKR

OKR (Objectives and Key Results) là một phương thức quản lý biến thế của Quản lý theo mục tiêu với mục đích kết nối tổ chức, bộ phận và cá nhân để đảm bảo tất cả thành viên trong tổ chức đi theo đúng hướng đã đề ra.

Xây dựng chiến lược tuyển dụng nhân sự như thế nào?

“Chiến lược tuyển dụng nhân sự là một bản kế hoạch tổ chức và thực hiện quy trình tuyển dụng để thu hút, lựa chọn và tuyển dụng nhân sự có kỹ năng cùng tiềm năng phù hợp với nhu cầu, mục tiêu của tổ chức.”

Bước 1: Phân tích nhu cầu tuyển dụng

Phụ thuộc vào quy mô, cơ cấu và khả năng phát triển của công ty trong tương lai mà doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhân viên, cũng như, phân bổ cho từng phòng ban. Khi đã xác định được nhu cầu tuyển dụng, nhà quản lý sẽ xây dựng lộ trình kế hoạch đào tạo và phát triển cho nhân viên mới đã tuyển. Từ đó, theo dõi và đánh giá lộ trình thăng tiến của từng người.

Bước 2: Xác định rõ ràng khung năng lực và chiến lược tuyển dụng

Việc thiết lập khung năng lực tuyển dụng giúp doanh nghiệp thu hút nhân viên có thể cùng đồng hành với công ty thực hiện các mục tiêu kinh doanh. Đồng thời, hòa hợp với môi trường, văn hóa của doanh nghiệp.

Làm thế nào để có được khung năng lực tuyển dụng cho từng vị trí nhân viên phù hợp? Ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự phải xây dựng chân dung cho từng vị trí công việc. Khi xây dựng đúng chân dung ứng viên, công tác tìm kiếm và chọn lọc sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với việc chỉ đề ra các hạng mục công việc chung chung.

Bước 3: Xây dựng bản mô tả công việc (JD) và tiến hành tuyển dụng

Với nhu cầu tuyển dụng và khung năng lực, tổ chức hãy xây dựng các bản mô tả tuyển dụng chi tiết cho từng vị trí. Bản mô tả này sẽ bao gồm những thông tin về vị trí, mục tiêu công việc, yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và các yếu tố khác như mức lương, phúc lợi, … Sau khi có bản mô tả, doanh nghiệp có thể tiến hành tuyển dụng: đăng bài, phỏng vấn, …

Bước 4: Đào tạo và phát triển nhân sự mới trong tổ chức

Trong bước này, doanh nghiệp cần cung cấp cho nhân sự mới các khóa đào tạo cần thiết để họ có thể nâng cao hiệu suất. Đồng thời, thiết kế các chương trình phát triển dài hạn để giúp họ phát triển kỹ năng và sự nghiệp trong tương lai.

Bước 5: Đánh giá và cải thiện chiến lược

Chiến lược tuyển dụng nên được đánh giá định kỳ để đảm bảo sự hiệu quả và phản hồi từ những bên liên quan. Doanh nghiệp nhận được gì từ chương trình tuyển dụng, điều gì cần cải thiện? Vì vậy, cần theo dõi hiệu suất của nhân sự mới và thực hiện điều chỉnh nhanh chóng khi cần.

3 phương pháp đánh giá hiệu suất trong doanh nghiệp

Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là công việc mà mọi nhà quản trị phải làm. Doanh nghiệp đều phát triển dựa trên năng suất và hiệu quả của mỗi thành viên nên tổ chức cần lựa chọn phương pháp đánh giá hiệu suất phù hợp.

1. Phương pháp Thẻ điểm cân bằng (BSC)

Thẻ điểm cân bằng (BSC) thiết lập hệ thống đo lường hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp theo 4 thước đo chính là tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và đào tạo & phát triển. Đây cũng được xem là phương pháp quản trị hiệu suất phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay.

2. Phương pháp KPI (Chỉ số đánh giá hiệu suất)

Phương pháp đánh giá hiệu suất này đưa ra một bộ chỉ tiêu có thể đo lường hiệu quả, để có căn cứ lên kế hoạch cho những mục tiêu sau. Từ đó, đưa ra sự so sánh và đánh giá mức độ thay đổi hiệu suất dựa vào từng giai đoạn.

3. Phương pháp OKR

Phương pháp OKR là công thức đánh giá công việc đơn giản, linh hoạt. Chẳng hạn: bạn sẽ thực hiện (mục tiêu) và nó sẽ được đo lường bằng (các chỉ số theo dõi kết quả). Các chỉ số theo dõi kết quả sẽ là công cụ được sử dụng để đo lường tiến trình đạt được mục tiêu.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận Eisenhower được sử dụng để phân loại nhiệm vụ theo bốn góc. Mỗi góc phần tư sẽ có một lời kêu gọi hành động cụ thể đó là thực hiện, lên lịch, ủy quyền hoặc loại bỏ. Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên biết.

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành 4 hộp ưu tiên cho biết những nhiệm vụ bạn nên tập trung làm trước và những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc loại bỏ.

Thực ra, ma trận thời gian Eisenhower dựa trên hai đặc tính là tính quan trọng và tính khẩn cấp. Đây không phải là chiến lược hoàn hảo nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian, không giúp chúng ta hiện thực hóa mục tiêu.

2. Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower

# Mức độ quan trọng

Theo ma trận Eisenhower, đây là khía cạnh đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Chúng có thể liên quan đến sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, quan hệ hay những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống của bạn. Những nhiệm vụ ở mức này không mang lại kết quả ngay lập tức nên rất dễ bị xao nhãng.

# Mức độ khẩn cấp

Khía cạnh này đo lường mức độ và thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Các nhiệm vụ khẩn cấp thường liên quan đến thời hạn, yêu cầu ngay tức thì hoặc có thời hạn gấp. Đặc biệt là có thể gây hậu quả nếu không hoàn thành kịp thời.

# Phân loại nhiệm vụ

Dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành 4 loại khác nhau: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, không quan trọng và không khẩn cấp. Mỗi loại nhiệm vụ sẽ có cách tiếp cận và xử lý khác nhau.

Bằng cách phân loại nhiệm vụ và xác định phương pháp tiếp cận thích hợp cho từng loại, mỗi người có thể sử dụng thời gian hiệu quả và cân bằng giữa những mục tiêu cá nhân - công việc. Nhiều người nghĩ rằng các nhiệm vụ khẩn cấp thì đều quan trọng nhưng thực tế thì không hẳn là vậy.

Áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Làm thế nào để áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower hiệu quả?

1. Lên danh sách các công việc và nhiệm vụ cần làm

Đầu tiên là quy trình cơ bản đưa ra cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và công việc đang phải đối mặt. Khi lập danh sách này, hãy ghi lại tất cả công việc, nhiệm vụ hay mục tiêu cần hoàn thành. Như vậy để không bỏ quên bất kỳ công việc nào và có cái nhìn rõ ràng về phạm vi công việc của mình.

2. Phân màu theo cấp độ cho từng công việc

Tại sao nên phân màu theo cấp độ cho từng công việc? Việc này sẽ giúp dễ dàng theo dõi và phân loại các công việc hơn. Thông thường, người ta sẽ sử dụng các màu đỏ, màu xanh dương, màu xanh lá cây và màu vàng để phân loại công việc theo ma trận Eisenhower.

3. Hỏi kỹ năng từ chối

Học cách từ chối là một kỹ năng cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả. Khi có thể từ chối những yêu cầu không quan trọng hoặc không khẩn cấp, chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc thực sự quan trọng và hoàn thành mục tiêu.

4. Loại bỏ những công việc không quan trọng trước khi tập trung hoàn thành nhiệm vụ

Nhiều người thường mắc phải sai lầm là thực hiện những công việc không quan trọng và không mang lại giá trị cho bản thân. Nguyên nhân là do họ cảm thấy bứt rứt khi bỏ qua những việc này hoặc họ nghĩ rằng dành một ít thời gian để thực hiện cũng không ảnh hưởng. Tuy nhiên, điều này dẫn đến tình trạng lố giờ và không thể tập trung vào những công việc quan trọng.

5. Đánh giá công việc và mức độ hoàn thành các mục tiêu

Đánh giá kết quả công việc là bước quan trọng trong quản lý thời gian. Việc đánh giá này giúp xác định được những công việc đã thực hiện hiệu quả, những công việc cần điều chỉnh và những công việc cần ưu tiên làm trong thời gian tới.

Đối với những công việc dài hạn, nên đánh giá kết quả sau một thời gian nhất định như 1 tuần, 1 tháng hay 1 quý. Việc này để đảm bảo công việc đang đi đúng hướng và đáp ứng mục tiêu đã đặt ra.