Goldilocks bị lạc trong rừng và liên can với vấn đề quản lý viên chức

Goldilocks bị lạc trong rừng và liên can với vấn đề quản lý   viên chức

Chuyện kể rằng, có cô bé tên là Goldilocks bị lạc trong rừng. Cô đi mãi và rốt cục đến một ngôi nhà nhỏ của gia đình gấu gồm gấu bố, gấu mẹ và gấu con. Khi vào trong nhà Goldilocks nhìn thấy ba chiếc ghế, nhưng chiếc thứ nhất quá cao, chiếc thứ hai thì quá rộng, chỉ có chiếc thứ ba là vừa vặn vẹo. Cô ngồi lên chiếc ghế thứ ba. Cô bé lại nhìn thấy ba đĩa súp ở trên bàn, đĩa thứ nhất quá nóng, đĩa thứ hai quá nguội, đĩa thứ ba rất vừa. Cô bé ăn đĩa súp thứ ba. Cô bé đi lên thang gác và nhìn thấy ba chiếc giường. Chiếc thứ nhất dài quá. Chiếc thứ hai thì rộng quá. Chỉ có chiếc thứ ba là vừa vặn. Cô bé leo lên chiếc giường thứ ba và ngủ ngon lành.

Câu chuyện còn tiếp diễn nhưng chúng ta tạm dừng lại ở đây để bàn về có ý nghĩa mà câu chuyện có thể mang lại trong lĩnh vực   quản trị viên chức   . Nếu bạn đặt nhân viên của mình dưới một áp lực công việc quá lớn với mong muốn đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, họ sẽ kháng cự lại bạn ngay bằng cách kêu ca không ngớt về môi trường làm việc bóc lột nhân công, nơi mà họ sống chỉ để làm giàu cho bạn. Ngay khi có cơ hội trước tiên, họ sẽ bỏ sang một cơ quan khác, và rất có thể đơn vị đó là một trong những đối thủ cạnh tranh của bạn.

Trái lại, nếu bạn quá lưu ý tới nhân sự và cố khôn xiết để uốn mình theo thị hiếu của nhân viên nhằm làm cho công sở của bạn trở thành vui nhộn, thì những nhân việc được cưng chiều chiều đó sẽ có thể làm ra chuyện gì đây? nhân viên của bạn sẽ khởi đầu cho rằng bạn là một người dễ dãi và ngay thức thì nghĩ đến việc lợi dụng lòng tốt của bạn. Họ đòi hỏi ngày một nhiều hơn, cho dù những gì bạn mang lại cho họ đã là khá khoáng đạt so với tiêu chuẩn chung. Họ thậm chí trễ tràng trong công việc, hay nô đùa với sự cảm thông của bạn khi bạn thử rầy la trách hoặc phê bình họ. Họ bắt đầu bình luận sau lưng về những quyết định điều hành của bạn, và nằng nặc đòi bạn phải đưa ra lời giảng giải cho tất cả những công tác mà bạn muốn hoặc cần họ thực hiện.

Vậy làm thế nào bạn có thể điều tiết mối quan hệ với nhân sự và chừng độ “tốt bụng” như thế nào được xem là thích hợp? Làm thế nào để bạn xây dựng một môi trường làm việc tích cực, lành mạnh cho nhân sự của bạn? Câu giải đáp sẽ có ngay sau đây.

Bạn không phải là ông chủ. Nhân viên của bạn cần phải nghĩ về ích lợi của toàn bộ đơn vị và tình trạng kinh doanh của công ty, chứ không phải chỉ tìm cách đối phó với cá nhân bạn. Người lao động ngày nay luôn đòi hỏi quyền chủ động và tự do cấp thiết ở mọi cấp bậc, do vậy họ sẽ phản kháng nếu bạn tỏ ra là một kẻ độc quyền. Bạn chẳng thể yêu cầu nhân viên của mình làm việc gì với lý do bạn là ông chủ. Ngày nay, điều đó không còn tác dụng nữa.

Bí kíp ở đây là bạn phải đảm bảo rằng nhân sự không đánh giá bạn là một người quá rộng rãi hoặc quá chặt chẽ, mà là một người khôn ngoan và có đủ khả năng để xây dựng một đơn vị thành công, song song là người cam kết rằng nếu cơ quan làm ăn phát đạt thì những nhân sự có đóng góp cũng được tưởng thưởng xứng đáng.

Bạn cũng không phải là bạn bè của họ. Bạn có thể rất gần gũi với những viên chức lâu năm, và đôi khi cũng cảm thấy khó xử khi bạn buộc phải sa thải họ. Sau thời đoạn hình thành và củng cố bộ máy cơ quan, bạn cấp thiết lập những lệ luật nhất mực và phải để cho viên chức của bạn hiểu rằng thành công của họ phụ thuộc vào thái độ tôn trọng những lệ luật đó - chứ hoàn toàn không phụ thuộc vào mối quan hệ cá nhân với bạn.

Hãy biến doanh nghiệp thành “người thứ ba trong phòng”. Nhân sự nên quan tâm đến sự phát triển của cơ quan, chứ không phải là làm giàu cho cá nhân bạn. Những mục đích mà nhân sự hoàn tất sẽ làm lợi cho toàn bộ đơn vị, và do đó làm lợi cho tất cả mọi người. Các chuyên gia khuyên rằng, bạn nên đặt doanh nghiệp trong một không gian cùng với bạn và nhân sự của bạn, và nói với viên chức rằng nếu người thứ ba đó – tức cơ quan của bạn – cảm thấy hạnh phúc thì bạn và nhân viên của bạn cũng sẽ hạnh phúc như thế.

Khuyến khích đội nhóm chứ không khuyến khích từng cá nhân. Nhiều nhà lãnh đạo tin tưởng rằng phần thưởng và những hình thức khích lệ ý thức khác nên được xây dựng dựa trên thành tích chung của tập thể, chứ không phải thành tích của một cá nhân. Tỉ dụ bạn có thể thiết lập những mục đích vừa tầm cho những công việc phức tạp và khó khăn, và nói với viên chức rằng nếu hoàn thành được định mức, tất cả mọi người đều có lợi; nếu có thể vượt định mức, mọi người trong dự án đó sẽ nhận được phần thưởng từ phần công sức đã bỏ ra. Một ưu điểm của phương pháp này là tất cả các nhân viên đều hiểu rằng sẽ bị xử lý nghiêm nếu trốn việc, làm việc dềnh dang hoặc những hình thức gây cản trở khác cho quá trình sinh sản. Họ xác định được rằng chất lượng công tác không đạt đề nghị sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ích lợi của cá nhân họ.

Phải biết quan hoài. Khi thời tiết trở thành nóng bức vào mùa hè, bạn hãy cho đặt quạt thông gió và nước mát xung nói quanh nói quẩn chỗ làm việc của nhân viên. Khái quát, bạn nên làm những điều tương tự như vậy mà không cần đợi đến khi nhân viên đề xuất.

Hãy làm cho viên chức “nhìn thấy sự logic”. Bạn không cần phải giải thích dài dòng, điều quan yếu là phải làm cho viên chức nhìn thấy tính hợp lý trong hành động và việc làm của bạn. Lúc đó, nhân sự của bạn sẽ thấu hiểu ý nghĩa những điều bạn đang thực hiện, họ sẽ thấy được ý nghĩa của hoạt động kinh doanh và các giá trị khác trong đơn vị, họ sẽ không xem nhiệm vụ mà bạn giao phó như một mệnh lệnh độc đoán từ ông chủ.

Và chung cục, như Benjamin Franklin đã nói năm 1776, khi quân đội Anh tiến đánh Philadelphia: “Hỡi Các bạn, nếu chúng ta không đồng lòng và cùng kết đoàn lại, thì vững chắc rằng chúng ta sẽ lần lượt gục ngã”.
(Dịch từ Entrepreneur)

Kỹ năng giao việc cho viên chức hiệu quả khi bạn làm sếp

Bạn đã từng nhờ việc ai đó nhưng kết quả lại không như ý? Bạn đã từng giúp ai đó một việc gì nhưng không làm họ hài lòng? Bạn đã từng cảm thấy có bề bộn công việc, không đủ thời gian và công sức để giải quyết hết? Những lúc như thế bạn cần đến kỹ năng giao việc cho người khác.

Vậy, giao việc là gì?

Giao việc là bàn giao một phần hay toàn bộ công tác cho người khác (đồng nghiệp, bạn bè, cấp dưới, người nhà,…). Khi đó, bạn vẫn bảo đảm công tác được thực hiện đúng tiến độ, đề xuất đặt ra mà không nhất mực cần bạn trực tiếp tham gia.

Bạn sẽ thu được lợi ích gì khi giao việc?

   Thứ nhất, giao việc giúp bạn có thêm nhiều thời kì và tụ họp vào những điều quan yếu nhất. Thực tiễn, bạn luôn có rất nhiều việc cần làm, nhiều khi đó là những việc cần được tiến hành song song hoặc cần sức mạnh tập thể. Trong khi đó, bạn không đủ thời gian, công sức, trí não và chuyên môn để làm tốt tất cả những công việc đó.

   Thứ hai, khi giao việc cho ai là bạn đã tạo điều kiện cho người đó phát triển năng lực và sự tự tín. Thường ngày bạn không thích giao việc vì chưa thực sự tin tưởng vào họ, bạn e ngại họ không làm đúng theo ý mình nên muốn tự làm mọi việc. Ngoài ra, mỗi người giỏi một lĩnh vực, bạn hãy giao việc theo đúng chuyên môn của họ. Thông qua công tác, chẳng những họ được đóng góp cho tập thể, được giúp bạn mà còn được làm công việc họ yêu thích.

   Thứ ba, nếu bạn là sếp, giao việc giúp bạn có điều kiện để huấn luyện và đạo tạo viên chức, nhận ra năng lực của họ. Giao việc hiệu quả cũng chính là một nghệ thuật huấn luyện và phát triển năng lực con người. Khi viên chức đạt được thành công trong công tác, bạn mới có thời cơ nhận ra nỗ lực của họ, khuyến khích họ phát huy năng lực của mình. Từ đó, bạn giúp mang lại cho họ niềm vui và động lực trong công tác.

   Thứ tư, giao việc giúp bảo đảm thời kì và tiến độ công tác. Khi giao việc, bạn sẽ đảm bảo công tác lớn được chia thành nhiều công đoạn nhỏ, mỗi công đoạn có nhiều người tham dự và được tiến hành đồng thời. Bằng cách đó, bạn đã tạo ra "đòn bẩy” về thời kì và sức mạnh của tập thể, giúp bạn bảo đảm thời hạn và chất lượng công tác

1. Lợi ích của giao việc
   Nhiều công tác được thực hiện trong cùng thời gian sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn tất mục đích.
   Trách nhiệm nhân sự được xác định và nâng lên, viên chức trở thành quan hoài và có nghĩa vụ.
   Sự phân công bổn phận quyền hạn rõ ràng sẽ giúp cho việc đánh giá của nhà lãnh đạo bớt khó khăn hơn.
   Tân dụng hết nguồn nhân sự và năng suất làm việc tăng lên.
   Nếu không biết giao việc dẫn đến nhân viên tự làm, hỏng nhiều và nhà quản lý phải xử lý sự vụ nhiều hơn.
   Nhân viên trưởng thành tiến bộ.
   Chất lượng làm việc của từng cá thể được đánh giá chuẩn xác hơn.
   Những việc bồi dưỡng, khen thưởng liên quan trực tiếp tới mọi người. Viên chức cảm thấy mãn nguyện và dễ tán thành hơn.
   Người lãnh đạo có thời gian để làm những công việc mà chẳng thể giao cho người khác được. Người lãnh đạo có nhiều thời gian để lập kế hoạch, tổ chức, thực hành cà kiểm tra.

2. Những trình bày của bệnh cắt cử tồi
   Công tác thường trễ hạn, và tổ chức hay gặp khó khăn do những quyết định đưa ra chận trễ.
   Không tìm được người trong tổ chức để giao việc.
   Một số nhân viên quá bận rộn - Một số nhân viện ở nể.
   Các viên chức được giao những nhiện vụ không liên quan gì tới chuyên môn và nghiệp vụ của họ.
   Các nhân sự không tự tin vào quyền hạn của mình.
   Quyết định của viên chức thường vượt quá hạn của mình và nhường nhịn như chẳng ai biết ai là người phụ trách dự án.
   Các viên chức có tác động không được thông báo những thong tin nằm trong kế hoạch và mục đích.
   Các nhân viên có năng lực thỉnh thoảng cảm thấy nhàn chán, tổ chứa có nhiều nhân sự xin thôi việc.
   Người lãnh đạo thỉnh thoảng can thiệp vào việc đã được giao mà không duyệt y người đã phân qua việc đó.
   Người lãnh đạo thường quá bận rộn không có thời gian quan hoài tới viên chức.

3. Những chướng ngại từ nhà lãnh đạo trong giao việc
   Nhà lãnh đạo không biết điều hành, phân công.
   Nhà lãnh đạo cho rằng họ có thể làm việc này tốt hơn những người khác trong tổ chức.” Tôi tự làm mọi việc thì nhanh hơn và đơn giản hơn, bởi vì tôi hiểu chúng rõ hơn và biết cách làm”. Hay "công việc quản lý đòi hỏI tôi phảI cáng đáng những nhiệm vụ thật sự quan trọng theo một cách riêng”.
   Nhà lãnh đạo sợ các nhân viên sẽ không thích, nếu họ mong đợi ở nhân viên của họ quá nhiều.
   Nhà lãnh đạo không chắc chắn vào người nào để giao việc.”Tôi không tin tưởng khi giao việc cho nhân viên làm một mình”.
   Viên chức thiếu kinh nghiệm và nhiệt liệt.
   Nhân sự sợ trách nhiệm.
   Nhân viên sợ phê bình và tránh việc giả mạo hiểm

4. Những khó khăn trong giao việc:
   Nhà lãnh đạo thường chỉ giao cho viên chức những việc lặt vặt bất nghĩa
   Các nhân sự luôn phàn nàn không biết cách giải quyết công tác
   Các nhân viên họ nói rằng họ quá bận rộn
   Nhà lãnh đạo cho rằng, giao việc đó cho nhân sự sẽ mất thời gian hơn là tự làm
   công việc điều hành cao, cần phảI có chữ ký của nhà lãnh đạo và tài liệu chính, như hoá đơn vận chuyển và nhận hàng.
   Nhà lãnh đạo nghĩ rằng:”Nếu giao việc cho nhân viên thì không còn việc gì làm”.
   Nhà lãnh đạo không đủ hiểu biết để đánh giá và điều hành công tác.
   Các nhân viên được giao nhiệm vụ quay lại hỏi nhà lãnh đạo cách thực hành và xin viện trợ.
   Một vài viên chức được giao quá nhiều việc và một số viên chức khác lại không có việc làm.
   Các nhân viên không hiểu biết về điều lệ cũng như mục đích của tổ chức .
   Các nhân viên thường không làm theo cách thức của nhà lãnh đạo.
   Nhà lãnh đạo giao những công tác ít mang tính thách thức cho hầu hết các nhân viên đã được tập huấn.
   Các viên chức đang làm việc vựơt quá khả năng của mình.

5. Tính hợp lý trong kỹ năng giao việc
   Nhà lãnh đạo phải tường trình dự án đầy đủ.
   Nhà lãnh đạo cần phải xác định mức độ thực thi và thời gian biểu khi thực hành công tác.
   Nhà lãnh đạo cần huấn luyện hoặc hổ trợ khi viên chức cần bất kỳ lúc nào.
   Nhà lãnh đạo phải nêu những vấn đề kế tiếp mà mình thường trông đợi.
   Nhà lãnh đạo cần phải báo cho nhân viên khác biết ai là người chịu bổn phận công tác này.
   Giải thích rõ mức độ quyền hạn khi được giao việc.

6. Nhà lãnh đạo san sớt quyền lực
   Hãy coi xét tình hình và sự kiện rồi lập báo cáo cho tôi. Sau đó tôi sẽ quyết định bạn sẽ làm gì
   Hãy xác định những vấn đề khó khăn, đưa ra hướng để xử lý công tác (có thể tương trợ nhiều hoặc ít tuỳ mỗi trường hợp) và khen ngợi viên chức đưa ra cách giải quyết mà mình hưởng ứng.
   Hãy cho tui biết bạn có ý định làm việc gì. Nhưng đừng có hành động khi chưa có sự đồng ý.
   Hãy giải quyết vần đề và cho tôi biết ý định của bạn trước khi thực hiện. Tôi ra lệnh ”không” thì đừng làm.
   Hãy giảI quyết vần đề và cho tôi biết bạn đã làm gì ?
   Hãy tự hành động và đừng có hỏi tôi trừ khi thật cấp thiết.

7. Những vấn đề cần coi xét khi quyết định công việc được giao
   Những công việc mà viên chức bắt buộc phải làm.
   Những công tác viên chức nên làm, nhưng bạn có thể giúp nếu cần.
   Những công việc bạn có thể làm, nhưng nhân sự cũng có thể làm nếu có cơ hội.
   Những công việc mà bạn nên làm, nhưng cần sự trợ giúp của viên chức.
   Những công tác mà chỉ mình bạn mới có thể làm.

8. Những điều nhà lãnh đạo nên dự định
   Các viên chức đều có quyền yêu sách, tỏ thái độ không đồng ý hay hài lòng công việc.
   Các viên chức có thể đòi hỏI những vấn đề khó khăn và đề xuất giúp đỡ khi cấp thiết.
   Những báo cáo tiến trình công việc phải được chuẩn bị đúng thời kì cho bạn hoặc cho những nhân viên khác trong phòng ban thông tin.
   Những nhiệm vụ được hoàn thành là những chứng cớ tốt về việc điều hành nhân viên một cách hoàn hảo.
   Nhân viên mới phải được chỉ dẫn cụ thể, rõ ràng và phải có ngườI kèm khi làm nhiệm vụ.
   Thời kì - tiền nong - Vật chất – Con người được xem là nguồn quý giá và phải được sử dụng một cách hợp lý….

9. Những vấn đề cần xem xét khi chọn nhân viên để giao việc
   Đã phân tích kỹ những đòi hỏi của công tác trước khi khởi đầu quá trình tuyển lựa viên chức.
   Đã xem xét kỹ những thông tin khách quan về kỹ năng và tri thức của ứng viên, những thành công và thất bại trong quá khứ, khả năng làm việc độc lập, thái độ đối với công việc, với đồng sự, với cán bộ quản lý và với khách hàng ?
   Có chắc rằng mỗi nhân viên đều hiểu được yêu cầu công tác và tin tưởng vào mức độ thi hành.

11. Đưa ra kế hoạch giao việc
   Biểu thị rõ nhiệm vụ và kết quả mong muốn.
   Đưa ra một chừng độ thực hiện công việc và thời gian biểu.
   Xác định rõ số lượng và chất lượng công tác.
   Giao mức độ quyền hạn.
   Tập huấn nhân sự theo yêu cầu công tác khi cần.
   Báo cho tất cả viên chức khác ai sẽ là người có trách nhiệm.

12. Những điều nên tránh khi giao việc
   Luôn nghĩ rằng mình có thể làm mọi thứ.
   Không bao giờ cho viên chức những công tác thử thách với đủ quyền hạn để thực thi công tác.
   Chọn lọc quá kỹ một mức độ quyền hạn khi giao việc.
   Bỏ qua những thời cơ giao việc cho các viên chức mới và chưa qua thử thách.
   Nắm bắt những nhiệm vụ không mang tính quản lý mà mọi người đều có thể làm.
   Sao nhãng hoặc theo dõi chặt nhân sự.
   Ngăn cản, thông tin những thông tin quan trọng tác động đến nhiệm vụ được giao.
   Bực tức, thất vọng khi thấy nhân viên làm tốt nhiệm vụ.
   Chất đống công tác và để hồ hết viên chức tin rằng chỉ có mình mới có thể làm được.
   Không khen ngợi và động viên khi họ hoàn thành nhiệm vụ quan yếu…

Link dowload tài liệu:
https://docs.Google.Com/file/d/0B0EW7P8lt82GVEFrZnE2MmlVR28/edit?usp=sharing
https://docs.Google.Com/file/d/0B0EW7P8lt82GZnhvRXJWczh0MUk/edit?usp=sharing

Tổng hợp từ Internet